ຢຸດເຮັດວຽກແບບເກົ່າໆ ທີ່ຊັກຊ້າ ແລະ ສິ້ນເປືອງ
ເບິ່ງການປຽບທຽບທຸກຟີເຈີແບບຊັດເຈນວ່າລະບົບ e-docst ຈະຫັນປ່ຽນອົງກອນຂອງທ່ານໄດ້ແນວໃດ.
1. ການຈັດການເອກະສານ (ຂາເຂົ້າ-ຂາອອກ-ພາຍໃນ)
😟 ວິທີການແບບເກົ່າ
- ການສ້າງ: ບັນທຶກລົງປຶ້ມດ້ວຍມື, ເລກທີອາດຊໍ້າซ้อน ຫຼື ຂາດຕອນ.
- ການຄົ້ນຫາ: ຕ້ອງໃຊ້ເວລາ 30-60 ນາທີ ເພື່ອຊອກໃນຕູ້ເອກະສານ.
- ການຈັດເກັບ: ໃຊ້ພື້ນທີ່ຫ້ອງການ, ເອກະສານສ່ຽງຕໍ່ການເສຍຫາຍ/ສູນຫາຍ.
✨ ດ້ວຍ e-docst
- ການສ້າງ: ລະບົບອອກເລກທີອັດຕະໂນມັດ, ຖືກຕ້ອງ 100%.
- ການຄົ້ນຫາ: ພົບເອກະສານທີ່ຕ້ອງການພາຍໃນ 5 ວິນາທີ.
- ການຈັດເກັບ: ເປັນດິຈິຕອນ, ປອດໄພ, ບໍ່ສິ້ນເປືອງພື້ນທີ່.
2. ການອະນຸມັດ ແລະ ເຊັນເອກະສານ PDF
😟 ວິທີການແບບເກົ່າ
- ຂະບວນການ: ພິມ → ຍ່າງສົ່ງ → ລໍຖ້າ → ເຊັນ → ສະແກນ.
- ເວລາ: ໃຊ້ເວລາສະເລ່ຍ 2-3 ມື້, ຖ້າຜູ້ບໍລິຫານບໍ່ຢູ່ກໍຍິ່ງດົນ.
- ຕົ້ນທຶນ: ສິ້ນເປືອງເຈ້ຍ, ໝຶກພິມ ແລະ ເວລາຂອງພະນັກງານ.
✨ ດ້ວຍ e-docst
- ຂະບວນການ: ອັບໂຫລດ → ກຳหนดຜູ້ເຊັນ → ສົ່ງ → ອະນຸມັດອອນລາຍ.
- ເວລາ: ສຳເລັດໄດ້ພາຍໃນ 30 ນາທີ, ເຊັນໄດ້ທຸກທີ່ທຸກເວລາ.
- ຕົ້ນທຶນ: ຫຼຸດຄ່າໃຊ້ຈ່າຍການພິມໄດ້ເຖິງ 90%.
3. ການຈັດການໄຟລ໌ ແລະ ການເຮັດວຽກຮ່ວມກັນ
😟 ວິທີການແບບເກົ່າ
- ການເກັບ: ໄຟລ໌ກະຈັດກະຈາຍໃນຄອມສ່ວນຕົວ, USB, Email.
- ການແບ່ງປັນ: ສົ່ງຜ່ານ Email ເກີດໄຟລ໌ຫຼາຍເວີຊັນ, ສັບສົນ.
- ຄວາມປອດໄພ: ບໍ່ສາມາດຄວບຄຸມໄດ້ວ່າໃຜແກ້ໄຂ ຫຼື ລຶບໄຟລ໌.
✨ ດ້ວຍ e-docst
- ການເກັບ: ມີພື້ນທີ່ຈັດເກັບໄຟລ໌ສ່ວນກາງ (File Manager) ເປັນລະບຽບ.
- ການແບ່ງປັນ: Share ໂຟເດີໃຫ້ທີມໄດ້, ກຳหนดສິດ `ເບິ່ງ` ຫຼື `ແກ້ໄຂ` ໄດ້.
- ຄວາມປອດໄພ: ທຸກຄົນເຮັດວຽກເທິງໄຟລ໌ໂຕດຽວກັນ, ຄວບຄຸມເວີຊັນໄດ້.
4. ຄວາມປອດໄພ ແລະ ການຄວບຄຸມສິດ
😟 ວິທີການແບບເກົ່າ
- ການຄວບຄຸມ: ໃຜກໍເຫັນເອກະສານເທິງໂຕະໄດ້, ຄວບຄຸມຍາກ.
- ການກວດສອບ: ບໍ່ຮູ້ວ່າໃຜເອົາເອກະສານໄປເບິ່ງ ຫຼື ສຳเนา.
- ຄວາມສ່ຽງ: ຂໍ້ມູນສຳຄັນຂອງບໍລິສັດສ່ຽງຕໍ່ການຮົ່ວໄຫຼ.
✨ ດ້ວຍ e-docst
- ການຄວບຄຸມ: ກຳหนดສິດຕາມບົດບາດ (Role-based), ໃຜເຫັນຫຍັງໄດ້ແດ່.
- ການກວດສອບ: ມີ Audit Log ບັນທຶກທຸກການກະທຳ, ກວດສອບຍ້ອນຫຼັງໄດ້.
- ຄວາມປອດໄພ: ຂໍ້ມູນປອດໄພ 100%, ປ້ອງກັນຂໍ້ມູນຮົ່ວໄຫຼ.
5. ການລາຍງານ ແລະ Dashboard
😟 ວິທີການແບບເກົ່າ
- ການສ້າງລາຍງານ: ຕ້ອງນັບເອກະສານດ້ວຍມື, ໃຊ້ເວລາຫຼາຍມື້.
- ຂໍ້ມູນ: ບໍ່ມີຂໍ້ມູນສະຖິຕິເພື່ອຊ່ວຍໃນການຕັດສິນໃຈ.
- ການວັດແທກ: ວັດແທກປະສິດທິພາບການເຮັດວຽກໄດ້ຍາກ.
✨ ດ້ວຍ e-docst
- Dashboard: ສະແດງພາບລວມສະຖິຕິທັງໝົດແບບ Real-time.
- ການລາຍງານ: ສ້າງລາຍງານສະຫຼຸບໄດ້ພຽງຄລິກດຽວ, Export ເປັນ Excel ໄດ້.
- ການວັດແທກ: ເຫັນຂໍ້ມູນຊັດເຈນ ເຊັ່ນ: ເວລາສະເລ່ຍໃນການອະນຸມັດ.
6. ການໃຊ້ຊັບພະຍາກອນບຸກຄົນ ແລະ ລາຍຈ່າຍ
😟 ວິທີການແບບເກົ່າ
- ຈຳນວນຄົນ: ຕ້ອງມີ ຜູ້ສ້າງ, ຜູ້ສົ່ງ, ຜູ້ຕິດຕາມ, ຜູ້ຈັດເກັບ (ຫຼາຍບົດບາດ).
- ລາຍຈ່າຍທີ່ເບິ່ງບໍ່ເຫັນ: ຄ່າລ່ວງເວລາ, ຄ່າສ້ອມແປງເຄື່ອງພິມ, ຄ່ານໍ້າມັນສົ່ງເອກະສານ.
- ຕົ້ນທຶນຄົງທີ່: ຄ່າເຈ້ຍ, ໝຶກ, ແຟ້ມ, ຕູ້ເກັບເອກະສານ.
✨ ດ້ວຍ e-docst
- ຈຳນວນຄົນ: ຜູ້ໃຊ້ 1 ຄົນ ສາມາດເຮັດທຸກຢ່າງຈົບໃນລະບົບ.
- ລາຍຈ່າຍທີ່ເບິ່ງບໍ່ເຫັນ: ຖືກກຳຈັດອອກໄປເກືອບທັງໝົດ.
- ຕົ້ນທຶນຄົງທີ່: ປ່ຽນເປັນຄ່າບໍລິການລະບົບທີ່ຄຸ້ມຄ່າກວ່າ.
📊 ຕາຕະລາງປຽບທຽບຜົນປະໂຫຍດ
| ລາຍການ | ກ່ອນໃຊ້ລະບົບ | ຫຼັງໃຊ້ລະບົບ e-docst | ປະຢັດໄດ້ |
|---|---|---|---|
| ເວລາຊອກຫາເອກະສານ | 30-60 ນາທີ | 5 ວິນາທີ | 99% |
| ເວລາຂະບວນການເຊັນ | 2-3 ມື້ | 30 ນາທີ | 95% |
| ຄ່າເຈ້ຍ/ໝຶກພິມ ຕໍ່ເດືອນ | 500,000 ກີບ | 50,000 ກີບ | 90% |
| ພື້ນທີ່ຈັດເກັບເອກະສານ | 10-20 ຕູ້ | 0 ຕູ້ (Cloud) | 100% |
| ພະນັກງານຈັດການເອກະສານ | 2-3 ຄົນ | 1 ຄົນ (Admin) | 66% |
| ເອກະສານສູນຫາຍຕໍ່ປີ | 5-10% | 0% | 100% |